Bỏ túi kỹ năng lập kế hoạch tổ chức sự kiện

Muốn tổ chức thành công một sự kiện, việc đầu tiên phải làm chính là xây dựng một kế hoạch chi tiết và cụ thểYếu tố quan trọng ảnh hưởng  thành công hay thất bại của sự kiện có thể nói đó chính là bản kế hoạch



70% của sự thành công phụ thuộc vào kế hoạch tốt mà bạn xây dựng10 năm hoạt động đã giúp Đại Lâm có được một số kinh nghiệm trong lập kế hoạch tổ chức sự kiện, hôm nay mình sẽ chia sẻ cho các bạn trong bài viết dưới đây


1.     Phân loại sự kiện cần tổ chức và xác định mục tiêu cho sự kiện


Việc đầu tiên bạn phải làm là xác định loại sự kiện mà bạn muốn tổ chức: Lễ khánh thành, hội nghị-hội thảo,..Định hình loại sự kiện giúp bạn dễ dàng xác nhận những mục nào cần thực hiện, mục nào có thể bỏ bớt đi để tránh sự dông dài cho sự kiện cũng như tiêu tốn phí vô ích


Chỉ có mục đích và mục tiêu cụ thể mới giúp bạn lên được bản mẫu kế hoạch chuẩn xác nhất.Mục đích của sự kiện: Gây ấn tượng với khách hàng.


2. Những ai là đối tượng của sự kiện?


Xác định đối tượng của sự kiện rất quan trọng vì nó sẽ là cơ sở giúp bạn lập kế hoạch cho sự kiện.Đó có thể là các nhòm nghệ sỹ, ca sỹ, vũ công,.. Có thể gọi chung là các nhóm nhân sự cho sự kiện.


Đối tượng thứ hai của sự kiện chính là nhóm đối tượng tham dự: Bao gồm khách mời chính của sự kiện, những khách qua đường muốn ghé  thăm.Để chắc chắn về số lượng khách sẽ tham dự, trước một tuần hãy gửi thư mời cho khách và trước hai ngày diễn ra sự kiện hãy gọi điện xác nhận xem phản hồi của khách hàng để chốt số lượng khách sẽ tham gia.


3.       Thông điệp cần đạt được của sự kiện là gì?


Thông thường một chương trình luôn mang Doanh nghiệp luôn phải xây dựng một thông điệp rõ ràng  không chỉ vì “Thông điệp sự kiện” là thông điệp của sự kiện mà còn mang bản sắc, ý nghĩa riêng của nó.


4.       Xác định thời  gian và địa điểm tổ chức sự kiện


Sau khi xác định được thông điệp của sự kiện, bạn cần xác định thời gian và địa điểm tổ chức sự kiệnMọi việc được xác định càng sớm thì càng có lợi cho việc xây dựng kế hoạch truyền thông cho sự kiện bởi thời gian và địa điểm sẽ được ghi vào trong thư  mời để gửi đến cho khách mời tham dự sự kiện


5.    Lên chương trình tổ chức sự kiện


Việc xây dựng khung chương trình cần bám sát vào các vấn đề chính của sự kiện được đề cập ở những phần trên.Lên kế hoạch viết kịch bản , làm ý tưởng chủ đề, lời dẫn MC, mẫu thiết kế sân khấu, thiệp mời…


6.     Kế hoạch truyền thông cho sự kiện


Do đó cần có kế hoạch truyền thông cụ thể để tận dụng tối đa lợi ích mà truyền thông mang lại .



Dưới đây là một vài lưu ý hữu ích cho bạn.


Bằng  Phương tiện truyền thông đại chúng  (Báo giấy, truyền hình, radio…), Phương tiện công nghệ số (báo điện tử, social media, tin nhắn nhanh, SMS Marketing, Email Marketing…) hoặc hoạt động Activation (ví dụ như sử dụng  xe tải, xe hơi được dán poster kèm theo loa quảng cáo, giới thiệu về địa điểm, thời gian tổ chức sự kiện.


-Xác định người chịu trách nhiệm thực hiện phương pháp tổ chức sự kiện: Ai sẽ là người phát tờ rơi, phát ngôn trước báo chí, phương tiện truyền thông,..


-Các thông tin của sự kiện khi công khai cần phải có sự chọn lọc.


– Quyết định người chịu trách nhiệm phổ biến các loại thông tin của sự kiện hay hoạt động.


  – Xác định phương pháp giao tiếp kết nối cho người trong tổ chức để sự kiện được tổ chức trơn chu.


7. Xây dựng ngân sách


Bạn nên tránh để thiếu  sót các hạng mục bởi có thể thiếu hụt ngân sách thực hiện chương trình, đồng thời bộc lộ sự thiếu chuyên nghiệp và gây ấn tượng xấu trong lòng khách hàng.Khảo sát giá cả thực tế giúp bạn dự trù kinh phí tốt nhất.Ngoài ra để tích lũy thêm kinh nghiệm bạn nên đánh giá hiệu quả trước và sau khi thực hiện, điều này giúp ích rất nhiều cho bạn trong các sự kiện tiếp theo.

Loading Facebook Comments ...