Làm sao để lập ra kế hoạch tổ chức sự kiện tốt nhất?

Bản kế hoạch chi tiết và cụ thể chính là yếu tố không thể thiếu trong sự thành công của sự kiệnCó thể nói sự kiện thất bại hay thành công luôn có sự ảnh hưởng to lớn của bản kế hoạch



Một bản kế hoạch tốt quyết định 70% sự thành công của sự kiện bạn tổ chức10 năm kinh nghiệm hoạt động và tích lũy, hôm nay Đại Lâm xin chia sẻ cách xây dựng kế hoạch tổ chức sự kiện cho mọi người trong bài viết dưới đây


1.     Định hình loại sự kiện và mục đích của sự kiện


Bước đầu tiên bạn phải xác định loại hình sự kiện bạn sẽ tổ chức: Lễ kỷ niệm thành lập, lễ tri ân, hội nghị-hội thảo,..Từ việc xác định loại sự kiện mà bạn đang cần tổ chức, bạn có thể định hình được các hạng mục mà bạn phải thực hiện cũng như trở thành nền tảng quan trọng giúp xây dựng sườn kế hoạch chương trình của sự kiện sau này.


Chỉ có mục đích và mục tiêu cụ thể mới giúp bạn lên được bản mẫu kế hoạch chuẩn xác nhất. Mục tiêu: Thu hút 100 người tham gia sự kiện; 50 người dùng thử sản phẩm.


2. Ai là đối tượng mà sự kiện hướng đến?


Đây là bước quan trọng nhằm  làm cơ sở lập kế hoạch cho sự kiện.Đó có thể là các nhòm nghệ sỹ, ca sỹ, vũ công,.. Có thể gọi chung là các nhóm nhân sự cho sự kiện.


Đối tượng thứ hai của sự kiện chính là nhóm đối tượng tham dự: Bao gồm khách mời chính của sự kiện, những khách qua đường muốn ghé  thăm.Thông thường luôn có sự chênh lệch giữa số lượng khách hàng được mời và số lượng khách hàng sẽ tham gia , vì vậy bạn nên gửi thư mời trước ngày diễn ra sự kiện một tuần và gọi điện xác nhận lại phản hồi của khách hàng trước 2 ngày diễn ra sự kiện để chốt danh sách.


3.       Tạo thông điệp ý nghĩa cho sự kiện


Hơn nữa thông điệp truyền thông sẽ là thứ theo sản phẩm/dịch vụ/công ty/cửa hàng đến suốt vòng đời cuối cùng của nó


4.       Xác định thời  gian và địa điểm tổ chức sự kiện


Sau khi xác định được thông điệp của sự kiện, bạn cần xác định thời gian và địa điểm tổ chức sự kiệnViệc này thực hiện càng sớm thì càng giúp ích cho kế hoạch xây dựng truyền thông cho sự kiện, bởi địa điểm và thời gian sẽ được ghi vào trong thư mời  và gửi tới các khách mời.


5.    Chương trình tổ chức sự kiện xây dựng thế nào?


Bạn nên xây dựng một khung chương trình tổ chức sự kiện sẵn, nên làm chi tiết và thật tỉ mỉ.Trang thiết bị, nhân sự cho sự kiện cũng cần phải được liên lạc và chuẩn bị sẵn.


6.     Kế hoạch truyền thông cho sự kiện


Kế hoạch truyền thông đóng vai trò thu hút người tham dự và giúp nhiều người biết đến sự kiện hơn.



Dưới đây là một vài lưu ý hữu ích cho bạn.


-Xác định phương pháp sẽ được sử dụng để công bố công khai các sự kiện hoặc hoạt động sử dụng để tuyên truyền cho sự kiện.


-Xác định người chịu trách nhiệm thực hiện phương pháp tổ chức sự kiện: Ai sẽ là người phát tờ rơi, phát ngôn trước báo chí, phương tiện truyền thông,..


-Các thông tin của sự kiện khi công khai cần phải có sự chọn lọc.


– Quyết định người chịu trách nhiệm phổ biến các loại thông tin của sự kiện hay hoạt động.


  – Xác định phương pháp giao tiếp kết nối cho người trong tổ chức để sự kiện được tổ chức trơn chu.


7. Ngân sách cho sự kiện


Bạn nên tránh để thiếu  sót các hạng mục bởi có thể thiếu hụt ngân sách thực hiện chương trình, đồng thời bộc lộ sự thiếu chuyên nghiệp và gây ấn tượng xấu trong lòng khách hàng.Mục nào có thể bớt được thì nên giảm thiểu đi.Ngoài ra để tích lũy thêm kinh nghiệm bạn nên đánh giá hiệu quả trước và sau khi thực hiện, điều này giúp ích rất nhiều cho bạn trong các sự kiện tiếp theo.

Loading Facebook Comments ...